[an error occurred while processing this directive]
ЛИНИЙ МЕНЬШЕ - ДЕНЕГ БОЛЬШЕ
Как обойти конкурента? Один из путей – создать себе и своей команде, хорошо подобранной и сплоченной, лучшие условия работы, чем у оппонентов, и работать с клиентами качественнее. Разумеется, это не новость. Другое дело - как этого добиться? Техника, которая поможет вам, просто обязана появиться в вашем офисе. Не совсем приметная вещь, которая поможет «вырасти» вам и вашему бизнесу – мини-АТС.
Без минусов и дефицита
Автоматизированная телефонная станция – устройство для предприятий и учреждений, обладающее целым рядом нужных функций. Оно способно, к примеру, направлять входящие вызовы на любой телефон или группу телефонов, переадресовать вызов любому абоненту, создать систему приоритетов и запретов и т.п. Мини-АТС позволяет получать информацию обо всех исходящих звонках, увеличивать КПД телефонных линий на 50, а то и 70%. Но главное при этом – правильно выбрать и произвести монтаж оборудования. Лучше доверить это специалистам.
За свою короткую «отечественную историю» мини-АТС стали весьма популярны, и в первую очередь потому, что у этой вещи практически нет минусов.
Мини-АТС позволяют частично решить проблему дефицита прямых городских номеров, а также отказаться от лишних городских линий, тогда как плата за них довольно «чувствительна». При отсутствии АТС, подключая несколько телефонных аппаратов по нескольким линиям, каждая из них НЕ будет занята постоянно, то есть какое-то время все они будут простаивать. Выходит, вы будете нести лишние расходы и за «бездействие» линий, и за прямые телефонные номера? К тому же АТС обладают такими функциями, без которых происходят потери потенциальных клиентов, если, например, нет возможности сразу перевести клиента на нужного специалиста, и вы просите перезвонить. Сотрудники отвлекаются на то, чтобы позвать к телефону нужного абонента, происходит потеря времени, не говоря уже о мобильности внутри офиса и тем более на территории предприятия.
КАК ВЫБРАТЬ МИНИ-АТС?
Прежде всего, определитесь с емкостью станции, т.е. какое количество внешних линий вам понадобится ввести в АТС и сколько рабочих мест, оснащенных телефонами, вы хотели бы получить. При этом не забудьте про факсы и модемы. Здесь очень важно спрогнозировать дальнейшее развитие телефонной сети вашего предприятия или офиса. Как показывает практика, емкости мини-АТС, определенной при покупке, в дальнейшем не хватает и приходится ее наращивать. Поэтому важно выбрать такую АТС, которая могла бы «расти» вместе с вами, а не потребовала бы замены на другую модель уже в ближайшем будущем. Есть множество АТС, которые строятся по модульному принципу – их можно наращивать, докупая отдельные блоки.
Теперь нужно максимально точно определить задачи, которые будет решать станция. Для этого желательно иметь план размещения рабочих мест или хотя бы их примерное количество и знать количество внешних линий, а также их тип. Как правило, выход через дополнительную цифру имеют лини, приходящие от какой-нибудь ведомственной АТС или от АТС, установленной в здании, где вы арендуете помещения. В связи с этим желательно, чтобы ваша АТС умела бы работать с такими разнородными линиями. АТС должна уметь распознавать тип линии и в соответствии с этим типом автоматически выполнять требуемые действия (т.е., например, добавлять в линию дополнительную цифру). Эта функция называется ARS (Automatic Route Selection).
Кроме того, что у линий может быть разный тип набора, у них могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, например, днем дешевле звонить по одной линии, вечером по другой, а ночью - по третьей. Здесь полезна функция выбора наиболее дешевого маршрута исходящей связи (LCR – Least Cost Routing). Это особенно выгодно для тех, кто осуществляет выход в Интернет через модем.
После определения количества и типа входящих линий нужно продумать схему распределения входящих звонков. Вариантов такого распределения может быть множество. Покажем на примере некоторые из них:
1:1 - одна входящая линия звонит на один внутренний телефон. Варианты: прямые номера руководителей, номера, приходящие на секретарский телефон, номер факса.
1:N - одна входящая линия звонит на N количество внутренних телефонов, причем они могут звонить все одновременно (звонок примет тот, кто первый снимет трубку) или часть из них может звонить с задержкой (сначала звонит одна группа телефонов, если на звонок не ответили в течение определенного времени, то начинает звонить другая группа телефонов). Наличие мини-АТС практически не влияет на качество и скорость факсимильной связи, зато секретарь (и любой сотрудник) может переадресовать пришедший вызов на факс, находящийся в режиме автоматического приема. Также стоит упомянуть, что если в вашей фирме Интернетом пользуются интенсивно, то, возможно, под модем стоит предусмотреть отдельную городскую линию, не заводя ее на мини-АТС.
Можно установить дополнительные телефонные аппараты на складе, в местах курения, холлах и прочих служебных помещениях, программно запретив выход в город с этих линий. Это позволит, кроме всего прочего, любому сотруднику при установленной интегрированной системе громкого оповещения (аудиопейджинга, ГГС) принять адресованный ему вызов в любом месте, где бы он ни находился.
Удобные мелочи
К дополнительным возможностям можно отнести функцию «автоматический секретарь», где голосовое меню предлагает ввести в тональном режиме внутренний номер этого сотрудника. Например, после звонка вы можете услышать: «Добрый день! Вы позвонили… наберите 2 для связи с юридическим отделом, наберите 3 для связи с приемной и т.д. Кроме этого, можно записать небольшую рекламу, аналогично рекламе на радио, и благодаря ей звонившие могут стать вашими клиентами.
ACD – автоматическое распределение вызовов, с возможностью выдачи приветственного сообщения.
DECT – система микросотовой связи, позволяющая сотрудникам иметь свободу передвижения внутри офиса по прилегающей территории и при этом всегда быть на связи.
Голосовая почта – позволит максимально эффективно обрабатывать входящие звонки и избегать их потерь из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Она позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком, реализовать функцию автоматического оператора, создать систему иерархических голосовых меню, вести запись разговоров, обслуживать вызовы в режиме интервью.
Гостиничные функции – позволяют повысить эффективность работы АТС, установленных в гостиницах. Это такие функции, как контроль заселения/отъезда, пробуждение по телефону, информация о статусе номера и пр.
CTI – компьютерно-телефонная интеграция, позволяет интегрировать АТС с различным ПО, например, для обеспечения более эффективной работы операторов.
Сетевые возможности. Немаловажной функцией является возможность объединения АТС, установленных в разных местах (например, в головном офисе и филиале) в единую сеть с общим номерным полем.
Аналог или цифра?
Может возникнуть вопрос: а какую АТС выбрать – аналоговую или цифровую? Однозначного ответа на этот вопрос нет. С точки зрения пользователя, основные сервисные функции одинаковы для обоих типов АТС. Аналоговые АТС обладают одним существенным преимуществом – они дешевле аналогичных по емкости цифровых. С другой стороны, цифровые АТС более современны, у них выше качество связи. Но если в цифровую АТС заведены аналоговые внешние линии, то это преимущество распространяется только на внутреннюю связь. Однако все меняется, если вам нужно подключать цифровые линии или систему микросотовой связи DECT или использовать компьютерно-телефонную интеграцию CTI. С этими задачами может справиться только цифровая АТС.
Немаловажным вопросом является выбор телефонных аппаратов для работы с мини-АТС. Все производители АТС предлагают специальные системные телефоны, которые совместимы только с АТС данного производителя и обеспечивают удобный доступ ко всем сервисным функциям АТС. Все системные телефоны располагают гибко программируемыми кнопками с индикацией, на которые можно вывести либо наиболее часто вызываемые внутренние телефоны, либо запрограммировать определенные сервисные функции. Кроме того, имеются кнопки с жестко заданными функциями. Большинство моделей системных телефонов имеют спикерфоны и жидкокристаллический дисплей, на который выводится информация, передаваемая АТС. Нужно учитывать, что с обычных аналоговых телефонов недоступен такой сервис, какой обеспечивают системные телефоны. Производители АТС, как правило, рассчитывают на то, что на столе у пользователя мини-АТС должен стоять системный телефон, а аналоговые телефоны будут использоваться в качестве факсов, автоответчиков и модемов. Но у такого сервиса есть и обратная сторона медали – цена на системные телефоны выше, чем на аналоговые. Кроме того, кабельная проводка для системного телефона может отличаться от проводки аналогового, что также увеличивает общую стоимость системы. Поэтому при определении расположения рабочих мест необходимо заранее предусмотреть количество и местонахождение системных телефонов.
В Костанае выбор АТС довольно-таки велик. Самые простые, и, соответственно, наиболее дешевые АТС обойдутся вам примерно в 50 тысяч тенге. Если же вам необходима мощная станция с 500 портами, а в нашем городе таких установлено всего две, то обойдется она в 2,5 миллиона тенге. Второй вопрос – монтаж оборудования. Здесь многое зависит от расположения кабинетов, планировки самого здания. Минимальная цена монтажа – 10 тысяч тенге, а потолок может выражаться в весьма больших суммах.
Если станция неисправна
Минус при приобретении АТС может быть только ее цена и не совсем исправная работа. Как первый, так и второй недостаток зависят от… вас самих. Если вы занимаетесь пусть даже малым бизнесом, то для вас не должно стать проблемой найти средства, чтобы сделать работу эффективнее. Что касается второго вопроса: допустим, если все линии заняты, то другим абонентам предприятия выход в город закрыт, но чаще всего это лишь признак плохого программирования станции, или признак того, что многие ваши сотрудники одновременно «висят» на телефоне и делятся впечатлениями о вчерашнем фильме. Есть здесь и финансовая сторона – естественно, чем качественнее технику вы приобретете, то и служить она вам будет дольше. И не экономьте на оплате услуг специалистам!
Булат МУСТАФИН
информация предоставлена специалистами фирмы «Телком»
[an error occurred while processing this directive]
