«АЛЛО, ПРИЕМНАЯ…»

27-го февраля самые продвинутые секретари Казахстана отмечали не вполне официальный, но зато абсолютно профессиональный праздник – день работников секретариата. Именно в этот день в 1720-м году Пётр Первый подписал указ о секретарском деле.

«Вы счастливчик, если у вас есть жена, которая говорит вам, что делать, и секретарша, которая это делает», - продолжил британский политик барон Манкрофт. Насколько счастливы наши местные чиновники и бизнесмены, мы выясняли, тестируя их секретарей.

Ольга ЛИХОГРАЙ, likhograi@ng.kz
Ксения БАРАБАНОВА, barabanova@ng.kz

Тест. Часть первая. Звоним в приемные чиновникам и бизнесменам, представляемся и сообщаем, что «НГ» создает базу данных известных людей области. Просим предоставить биографические данные. В том числе и вполне невинную личную информацию: кем работает жена, кто придумал имя сыну и т.д. В общей сложности протестированы были 10 секретарей.

«Извините, я уточню»

- Здравствуйте, приёмная акима города, – доброжелательно сообщила молодая, судя по голосу, девушка. Выслушав нашу просьбу, Айнур несколько замешкалась:

- Видите ли, я совсем недавно работаю. Лучше бы вам перезвонить в отдел кадров. Я назову телефон – пишите.

- Может хоть день рождения и семейное положение, – настаивали мы.

Через некоторое время самые общие сведения мы получили. За подробностями нас крайне вежливо попросили перезвонить позже. Обратиться к акиму лично нам корректно не позволили: совещание.

Секретарь Вера Борисовна из приемной департамента образования с ходу назвала дату и год рождения шефа, его семейное положение. Место рождения, вуз и специальность нам предложили узнать в отделе кадров.

Так же поступила и секретарь начальника департамента здравоохранения. Только прежде посоветовала обратиться за разрешением к заместителю директора:

- У нас вся информация с разрешения главного. Так как он в отпуске, можно попросить согласия у заместителя.

Галина Васильевна, секретарь главного врача областной больницы, приветливо поздоровавшись, тут же соединила с отделом кадров, где нам продиктовали все необходимые пункты биографии шефа. Настаивать на личном разговоре с Владимиром Стельмахом мы не стали – связаться с ним обычно проблемы никогда не составляет.

Одна из самых опытных секретарей в нашем областном акимате Любовь Ивановна, ныне сидит в приёмной у заместителя акима по экономическим вопросам Альберта Рау. В отличие от большинства своих коллег, для неё перезвонить человеку, обратившемуся с вопросом, дело не затруднительное. Жаль, что чаще всего в ответ на просьбу созвониться или встретиться с г-ном Рау приходится слышать: «Он занят», «Его сейчас нет». Профессионализм секретаря в такой ситуации – в умении нивелировать жёсткую установку шефа. Секретарь моментально назвала телефон аналитического отдела, который «хранит всю необходимую информацию».

В приемной ТОО ТПК «Каз Агрос» (предприятие Валерия Розумовича расположено даже не в Костанае, а в Затобольске!) секретарь Лена рассказала, что работает недавно и биографический справки просто не знает.

- Но я могу поспрашивать у сотрудников и попытаюсь вам помочь, - с готовностью отреагировала девушка.

В КФ АО «Народный банк» секретарь Жанна проявила ещё большую заинтересованность и пообещала информацию отправить по факсу. Правда, через день ответ не пришёл. Жанна извинилась, объяснив, что подготовленные данные «наша служба безопасности не пропустила. Требуют официального письма от вашей компании. Вы ведь сможете его подготовить?» Конечно, сможем! Здорово на этом деле поднаторели.

«Возле факса не сижу»

Чтобы оценить профессионализм секретаря, иной раз достаточно услышать одну фразу. «Алло, приёмная» в исполнении секретарей департамента регулирования деятельности естественных монополий и защите конкуренции, ТОО «КЭЦ» и КТЭК не выдерживает конкуренции с «Добрый день. «Народный банк», приёмная» или «Здравствуйте. Приёмная «Казагрос».

В трёх первых случаях пришлось тратить время, чтобы узнать, приёмная какого предприятия имеется в виду. В этом смысле секретари практически всех частных фирм явно экономили время звонивших.

Секретарь директора департамента регулирования деятельности естественных монополий и защите конкуренции Ольги Печаткиной все попытки узнать хоть какие-то сведения о её начальнице пресекла сразу. Причём абсолютно в «чиновничьем духе»:

- Ольга Егоровна в командировке. Будет нескоро. С подобными вопросами – в кадровый отдел. Но кадровик сейчас на больничном. Так что ничем не смогу помочь.

- Может быть, вы всё-таки узнаете у кадровика, а потом перезвоните, - проявляем настойчивость.

- Нет, с кадровым отделом связывайтесь сами.

Следующий сюрприз ждал в приёмной ТОО «КЭЦ». Там секретарь достаточно вежливо, но непреклонно объявила, что её начальник работает «со всеми только по запросам». Отчетливо произнесла номер факса и посоветовала перезвонить, как только все интересующие нас вопросы «стартанут». Перезванивать пришлось несколько раз в течение двух дней. Причём разговор с секретарем напоминал старый анекдот. «Алло, а факс прошел?» - «Нет, не прошел, отправьте ещё раз». Через полчаса: «Я не знаю. Я возле факса не сижу». На следующий день: «Факс не прошел. Я не могу долго занимать линию». Брошенная трубка. Ещё через время: «Мне пока факс не заносили». И снова короткие гудки. Только через два дня нам сообщили, что факс наконец-то прошел. При этом смею утверждать, что получили его сразу, потому что отправлен запрос был всего лишь два раза в первый день с разницей в полчаса. Кстати, наша техника о том, что «страница отправлена», сообщала в обоих случаях. Ответа на запрос пришлось ждать еще сутки.

Тест. Часть вторая. Проверка экстримом. Изображать из себя скандального человека с улицы: возмущенного потребителя коммунальных услуг, невезучего поедателя конфет, сумасшедшего колбасного фаната, безнадежно толстую тетку, жертву здравоохранения и образования в одном лице и прочих физически и морально нездоровых граждан, пытающихся прорваться через секретарский заслон, было сложнее. Однако та часть наших испытуемых, которая достойно прошла первую часть теста, оказалась на высоте и тут.

Грильяж твёрдый, похудеть невозможно

Секретарь Народного банка очень вежливо переадресовала наш вопрос «Как открыть счет в банке?» на специальный отдел и тут же с ним соединила. Чуть позже мы снова отзвонились, страстно желая узнать курс доллара. Девушка ответила. Не смутили её и другие относительно вменяемые вопросы. Замешкалась Жанна только, когда «потенциальный клиент», выяснив, что Национальный банк и Народный – это не одно и то же, поинтересовался, с чего это Народный так назвали. И впервые ответила вопросом:

- А почему вы спрашиваете?

- Я банк для обслуживания выбираю.

- По названию?

- Да.

Девушка рассмеялась, совсем, впрочем, необидно. И… предложила телефон, по которому могут дать ответ на этот вопрос.

С совершенно бредовой просьбой мы звонили в приёмную «Казагрос».

- Я хочу заказать новый сорт колбасы с именем любимого человека на упаковке. Он любитель именно вашей фирмы. Лучше, если это будет новый сорт.

Уже через пару часов секретарь вежливо ответила:

- К сожалению, мы не сможем выполнить вашу просьбу. На каждый сорт полагается отдельный сертификат. Это очень сложно. Извините.

Разговор с секретарём КТЭК и вовсе случился задушевным. И это при том, что звонящая «злобная тётка» на чём свет поносила коммунальщиков и их «чёртовы» тарифы. Секретаря не вывели из себя даже вопли насчёт «бешеных» зарплат тепловиков. Закалка, однако!

- Сейчас прошла серия передач. Неужели вы не видели? В них как раз разъясняли необходимость повышения цен на тепло, - увещевала орущую на том конце провода собеседницу секретарь.

- А я хочу, чтобы у меня топили и летом. Мёрзну, – верещала «тётка». - Квартира угловая.

- Вы знаете, у моих соседей была такая проблема. Так они утеплили стену специальным материалом.

- А, может, узнаете, у соседей как называется? – на последнем издыхании поинтересовалась «скандалистка».

- Перезвоните завтра, я обязательно спрошу.

Довести до «белого каления» секретарей департамента здравоохранения, образования, областной больницы и акима города, наверное, всё-таки удалось. Но, к чести девушек, выдержку они проявили неслабую.

От секретаря до помощницы шефа

О том, насколько правильно вели себя секретари в различных ситуациях, «НГ» рассказала преподаватель курсов офис-менеджеров Татьяна Тонконог.

- Бросать трубку – ни в коем случае! – говорит Татьяна Тонконог. - Ни одна уважающая себя фирма не позволит такое поведение со стороны секретаря. Кстати, японским секретаршам дается три минуты на разрешение любых вопросов по телефону. В противном случае её увольняют. Вот это настоящий профессионализм. Мы к этому постепенно приходим.

На обучение всем необходимым навыкам секретарю в идеале нужно полгода. Или три месяца напряженных занятий. У нас курсы длятся полтора, максимум два месяца.

Вообще-то, секретарь секретарю рознь. И карьерная лестница тут – высока и крута.

Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязан ориентироваться в новейших компьютерных редакторах, может обойтись без знания иностранного языка. Но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнёров фирмы.

Секретарь-машинистка обязана знать основные компьютерные программы, делопроизводство и уметь быстро набирать текст (примерно 200 знаков в минуту). Не говоря уже о том, что до автоматизма должна быть доведена работа с ксероксом, факсом, мини-АТС и другой офисной оргтехникой.

Офис-менеджер - универсал, объединяющий в себе достоинства хорошего секретаря и администратора. В обязанности офис-менеджера входит координация работы отделов офиса, курьеров, обеспечение сотрудников канцтоварами, закупка расходных материалов для офисной техники, приём звонков, факсов, электронной и другой почты.

Секретарь-референт - правая рука руководителя. Ему доверяется подготовка проектов решений, текстов выступлений руководителя, редактирование отчетов и другой документации. Он отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения директора компании.

Помощник (ассистент) руководителя - должен быть в курсе всех нюансов работы фирмы, предлагает перспективные направления ее развития, участвует в переговорах с партнерами по бизнесу, руководит подготовкой к особо важным совещаниям, презентациям, конференциям.

версия для печати  
отправить статью по e-mail